マイナンバー通知カードの発送作業が、各自治体で進んでいるようです。
私は、これまで何度も、事業所を対象にした「マイナンバーセミナー」をしていますが、マイナンバー制度の準備が進んでいる事業所は、まだ多くはありませんでした。
あなたの事業所では、準備が進んでいますか？
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人を惹きつけ、人を育てる、研修と「楽しく働けるコーチング」で、あなたとあなたの職場を応援する「メンタルマネジメントコーチ」の垣岡です。
今回は、年明けから始まるマイナンバーを取り扱う事務を、適切に行うために、欠かせない準備についてご紹介します。
マイナンバーは、一人に一つ割り振られた１２桁の番号です。
この番号は、それぞれの人の社会保障や税金などの個人情報と関連づけられるもので、その取扱いは厳格にしなければなりません。
あなたの事業所でも、社会保障や税関係の業務で、従業員やその扶養親族のマイナンバーを利用することになります。
従業員らが安心してマイナンバーを提供できるように、また、安全にマイナンバー取り扱い事務ができるように、事業所は、しっかりと準備をしておかなければなりません。
そのために、マイナンバーを利用する事務を始める前に、やっておかなければならない事業所としての準備は、多岐に渡ります。
それを、簡潔に５項目に分けて、ご紹介していきます。
◎基本方針を定める
あなたの事業所では、どのような方針で個人番号を取り扱うのかを定めることが必要です。
また、それを事業所の内外に示すことで、あなたの事業所が個人番号を適切に取り扱う方針であることを、広く知ってもらうことができます。
◎個人番号取扱い業務の洗い出し
あなたの事業所で行う全ての業務の中で「個人番号を利用するのは、どの業務か」を洗い出すことが必要です。
◎誰の個人番号を集めるのか確定する
従業員の個人番号だけでなく、その扶養親族の個人番号や、取引相手の個人番号など、誰の個人番号を集めるのかを確定することが必要です。
◎規程や就業規則を整備する
個人番号取り扱いの基本方針に基づいて、「個人番号取り扱い規程」などの新しいルールを定めたり、これまでからある規程や就業規則を変更するなどの、規程の整備が必要です。
◎従業員などに周知する
従業員や個人番号を提供してもらわなければならない者に対して、研修や書面による通知などで、あなたの事業所の個人番号の取り扱いルールを周知することが必要です。
以上、個人番号取り扱い業務を始める前に欠かせない準備について、５項目で簡潔にまとめてみましたが、実際には、業務の洗い出し、規程の整備、社内研修など、それぞれの項目でやるべきことのボリュームは大きく、相当の時間も必要になるものです。
一刻も早く準備を始めて、円滑に業務を進めてください。
ご要望や、ご質問があれば、お気軽にお問い合わせください。
※ご注意：今後、ガイドライン等が変更される場合や新たな政省令によって法解釈や実務処理等が変更される場合もありますのでご留意ください。
それでは、今日は、ここまでです。
最後まで読んでくださり、ありがとうございます。
次回をお楽しみに！
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垣岡コーチングラボ・ジャパン
社会保険労務士 コーチ 垣岡 正英
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