マイナンバー制度で、職員などの個人番号を取得、保管する際の留意点をご紹介します。
規模に関係なく、あなたの事業所も該当します。
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人を惹きつけ、人を育てる、研修と「楽しく働けるコーチング」で、あなたとあなたの職場を応援する「メンタルマネジメントコーチ」の垣岡です。
今回は、マイナンバーの取得や保管における留意点をご紹介します。
◆マイナンバーの取得◆
事業所が職員から、マイナンバーを取得します。
マイナンバーは2015年10月から住民票のあるすべての人に「通知カード」が送付されます。事業所もこのタイミングで職員からマイナンバーを取得することになります。
◆派遣社員のマイナンバー◆
派遣社員は、派遣元がマイナンバーを取得します。
◆扶養親族のマイナンバー◆
税の手続きなどの場合、扶養家族のマイナンバーが必要となることがあります。この場合、扶養家族の本人確認は職員が行います。事業所は本人確認や扶養家族からの委任状は必要ありません。
◆第３号被保険者手続きの場合◆
第３号被保険者手続きの場合、配偶者のマイナンバーが必要となります。
この場合、職員は配偶者から委任状をもらいます。職員は配偶者の代理人として事業所に書類を提出することになります。この場合、職員の本人確認が必要です。
◆事前の職員への周知◆
事業所は、マイナンバー制度の開始に備え、早い内から、職員に次の点を周知することが必要です。
・「通知カード」が１０月から郵送されてくるので、大切に保管すること。
・写真入りの「個人カード」は2016年1月から市区町村窓口で申請すれば取得できること。
◆利用目的の明示◆
マイナンバーを取得する際は、利用目的を特定して明示する必要があります。
（例）「源泉徴収票作成事務」「健康保険・厚生年金保険届出事務」
また、源泉徴収や年金・医療保険・雇用保険など、複数の目的で利用する場合は、まとめて目的を示しても構いません。
◆本人確認◆
職員からマイナンバーを取得する際には必ず本人確認を行うことが必要です。
原則として、
・顔写真のない「通知カード」の場合は、合わせて免許証などで確認する。
・顔写真の表示された「個人番号カード」の場合は、それだけで確認できます。
◆保管◆
法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を保管してはなりません。
◆保管等に際しての安全措置◆
次の安全措置などを講じることが必要です。
・物理的な措置として、特定個人情報等を取り扱う区域の管理、機器及び電子媒体等の盗難等の防止、電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止
・技術的な措置としてアクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、情報漏えい等の防止
※ご注意：今後、ガイドライン等が変更される場合や新たな政省令によって法解釈や実務処理等が変更される場合もありますのでご留意ください。
次回は、マイナンバーの利用における留意点を中心にご紹介します。
それでは、今日は、ここまでです。
最後まで読んでくださり、ありがとうございます。
次回をお楽しみに！
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