あなたの事業所で、職員などのマイナンバーを利用、提供する際の留意点をご紹介します。
すべての事業所が該当します。
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人を惹きつけ、人を育てる、研修と「楽しく働けるコーチング」で、あなたとあなたの職場を応援する「メンタルマネジメントコーチ」の垣岡です。
今回は、マイナンバーの利用における留意点を中心にご紹介します。
◆原則的な利用◆
事業所が、マイナンバーを利用できる事務については、番号法によって限定的に定められています（原則的な利用）。
主として、社会保障及び税に関する手続書類に職員等のマイナンバーを記載して行政機関等及び健康保険組合等に提出する場合です（個人番号関係事務）。
◆特定個人情報ファイル◆
個人番号関係事務を処理するために必要な範囲に限って、特定個人情報ファイルを作成することができます。
◆例外的な利用◆
例外的なマイナンバーの利用は、次の場合に限られています。
・金融機関が激甚災害時等に金銭の支払を行う場合
・人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合
◆提供◆
事業所が特定個人情報を提供できるのは、主として、社会保障及び税に関する事務のために職員等の特定個人情報を行政機関等及び健康保険組合等に提供する場合です。
「提供」とは、法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味するものです。
例：事業者甲から事業者乙へ特定個人情報が移動する場合は「提供」に当たります。
同様に、グループ会社でも法人が異なれば、マイナンバーの使用は「提供」となります。
◆提供にあたらない例◆
例：営業部に所属する従業員等の個人番号が、源泉徴収票を作成する目的で経理部に提出された場合は「提供」に当たりません。
このような、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は「提供」ではなく「利用」に当たります。（利用制限があります。）
◆開示・訂正・利用停止等◆
事業者のうち、個人情報保護法の適用を受けることとなる個人情報取扱事業者は、特定個人情報の適正な取扱いについて、開示・訂正・利用停止等の規定の適用を受けることとなります。
「個人情報取扱事業者」とは、個人情報保護法第２条第３項において、「個人情報データベースなどを事業の用に供している者」と定義されています。
なお、保有する個人情報の合計件数が5,000件を超えない小規模事業者については、個人情報取扱事業者から除外されています。
◆廃棄◆
番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできないため、個人番号関係事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。
例：扶養控除等申告書は、７年間保存となっていることから、当該期間を経過した場合には、当該申告書に記載された個人番号を保管しておく必要はなく、原則として、個人番号が記載された扶養控除等申告書をできるだけ速やかに廃棄しなければなりません。
※ご注意：今後、ガイドライン等が変更される場合や新たな政省令によって法解釈や実務処理等が変更される場合もありますのでご留意ください。
それでは、今日は、ここまでです。
最後まで読んでくださり、ありがとうございます。
次回をお楽しみに！
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