あなたの事業所では、マイナンバー関係業務を委託していませんか？
委託している事業所、委託を考えている事業所は、「安全管理措置」に留意が必要です。
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多くの事業所で、源泉徴収票の作成や社会保険関係書類の作成を、税理士や社会保険労務士等に外部委託しているのだと思います。
今回は、マイナンバーを取り扱う個人番号関係事務の委託をする場合に必要な措置などについて、ご紹介します。
◆委託の取り扱い◆
委託する者は、委託先において、番号法に基づき委託者自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければなりません。
この場合の「必要かつ適切な監督」には、次のことが含まれます。
①委託先の適切な選定
②安全管理措置に関する委託契約の締結
③委託先における特定個人情報の取扱状況の把握
◆委託契約の内容◆
委託契約の締結については、契約内容として以下のことを盛り込まなければなりません。
①秘密保持義務
②事業所内からの特定個人情報の持出しの禁止
③特定個人情報の目的外利用の禁止
④再委託における条件
⑤漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任
⑥委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄
⑦従業者に対する監督・教育、
⑧契約内容の遵守状況について報告を求める規定等
したがって、新たに委託する場合には、上記の内容を盛り込んだ委託契約を締結しなければなりません。
また、すでに委託している場合には、上記の内容を盛り込まなければなりません。
◆再委託、再々委託◆
「委託を受けた者」は、委託者の許諾を得た場合に限り、再委託を行うことができます。
「再委託を受けた者」は、最初の委託者の許諾を得た場合に限り、更に再委託することができます。
◆再委託先の監督◆
甲→乙→丙→丁と順次委託される場合、乙に対する甲の監督義務の内容には、再委託の適否だけではなく、乙が丙、丁に対して必要かつ適切な監督を行っているかどうかを監督することも含まれます。
したがって、甲は乙に対する監督義務だけではなく、再委託先である丙、丁に対しても間接的に監督義務を負うこととなります。
以上、マイナンバー業務を委託、再委託するときの留意点、契約内容の留意点
についてご紹介しました。
次回は、事業者が講じる「安全管理措置」についてご紹介します。
※ご注意：今後、ガイドライン等が変更される場合や新たな政省令によって法解釈や実務処理等が変更される場合もありますのでご留意ください。
それでは、今日は、ここまでです。
最後まで読んでくださり、ありがとうございます。
次回をお楽しみに！
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社会保険労務士 コーチ 垣岡 正英
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